Coop by-laws

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Règlements de la CoopCoopÉRATIVE DE SOLIDARITÉ EN ENVIRONNEMENT LA MAISON VERTE

Règlements administratifs
Modifié le 13 septembre 2006/Amended September 13, 2006

Chapitre 1 : Définitions

1.1 Définitions

Dans le présent règlement, les expressions suivantes désignent :

a) La Coopérative : la Coopérative de solidarité en environnement la Maison Verte.
b) La loi: la loi sur les Coopératives, (L.R.Q. chapitre C-67.2).
c) Le conseil : le conseil d'administration de la Coopérative.
d) Le membre utilisateur : une personne ou une société qui utilise les services offerts par la Coopérative.
e) Le membre travailleur : une personne physique qui peut effectuer tout genre de travail pour la Coopérative.
f) Le membre de soutien : une personne ou société qui a un intérêt économique ou social dans l'atteinte de l'objet de la Coopérative.
g) La terre : l'élément solide qui supporte les êtres vivants et leurs ouvrages, et où poussent les végétaux.

Chapitre 2 : Constitution

2.1 Date de constitution
La Coopérative a été constituée le 9 juin 1999.

2.2 Siège social 
Le siège social de la Coopérative doit être situé dans l'arrondissement de Notre-Dame-de-Grâce (NDG), ville de Montréal, Québec, Canada, Terre.

2.3 Objectifs
Exploiter une entreprise en vue de fournir du travail à ses membres travailleurs ainsi que des biens et des services à ses membres utilisateurs, dans le domaine de la protection de l'environnement, du développement durable, du développement économique communautaire et du développement local.

Chapitre 3 : Capital social
(Référence : articles 37 à 49.4 et 226.4 de la Loi)

3.1 Parts de qualification
Pour devenir membre, toute personne doit souscrire le nombre de parts de qualification correspondant à la catégorie de membre à laquelle elle appartient, soit :

Catégories nombre de parts sociales - nombre de parts privilégiées - montant total

-membre utilisateur _________1_______ _________0__________ _____10______$

-membre travailleur _________1_______ _________0________ _____10______$

-membre de soutien _________1_______ __________0_________ _____10______$

3.1.1 Adhésion même adresse (adhésion qui peut être utilisée par un maximum de quatre (4) personnes vivant à la même adresse) peut être obtenue avec l'achat d'une seule part sociale additionnelle.
Exemples : 
Membre usager régulier - une part sociale
Membre usager familial - deux parts sociales

Les membres de soutien se qualifient automatiquement à l'adhésion même adresse.

3.2 Modalités de paiement 
Les parts de qualification sont payables comptant au moment de l'adhésion comme membre quelle que soit sa catégorie; ou en deux (2) versements de 5 $ chacun sur six mois.

Amendement 3.2.1 - Frais annuels de gestion
Le Conseil d'administration est autorisé à instaurer des frais annuels de gestion de 10 $ ou moins, par membre. Ces frais permettront aux membres d'avoir accès aux rabais réguliers des membres. Cette mesure n'affectera pas autrement leur statut de membre.

3.3 Transfert des parts
Les parts sociales ne sont transférables qu'avec autorisation du conseil d'administration, sur demande écrite du cédant.

 

Les parts sociales ne sont transférables qu'à des membres de la Coopérative. Toute acquisition par un membre servira à compléter ses parts de qualification.

La transmission des parts sociales s'opère par simple transcription sur le registre ou le fichier des membres.

Les parts privilégiées sont transférables selon les conditions prévues par le conseil d'administration, conformément à l'article 46 de la Loi.

3.4 Remboursement des parts sociales
Sous réserve des restrictions prévues à l'article 38 de la Loi, le remboursement des parts sociales est fait selon les priorités suivantes :

i) décès du membre;
ii) démission;
iii) exclusion;
iv) remboursement de parts sociales autres que les parts de qualification.

Le remboursement sera fait selon l'ordre chronologique des demandes à l'intérieur de chaque priorité ci-dessus mentionnée.

3.5 Remboursement des parts sociales autres que les parts de qualification
Sous réserve des restrictions prévues à l'article 38 de la Loi, le conseil pourra rembourser à un membre les sommes versées sur ses parts sociales autres que sur ses parts de qualification.

3.6 Parts privilégiées
Le conseil d'administration est autorisé à émettre des parts privilégiées.

3.7 Rachat ou remboursement des parts privilégiées
Sous réserve des restrictions prévues à l'article 38 de la Loi, les parts privilégiées sont rachetables ou remboursables selon les conditions prévues par le conseil d'administration, conformément à l'article 46 de la Loi.

Chapitre 4 : Les membres
(Référence : articles 51 à 60.2 et 226.1 de la Loi)

4.1 Conditions d'admission comme membre
Pour devenir membre de la Coopérative, une personne doit :

a) souscrire le nombre minimum de parts, tel que stipulé à l'article 3.1 du présent règlement et les payer conformément à l'article 3.2;
b) se conformer aux dispositions de l'article 51 de la Loi, excluant le paragraphe 1 de cet article pour les membres de soutien.

4.2 Territoire ou groupe de recrutement
Le territoire ou le groupe de recrutement de la Coopérative est la Terre.

4.3 Suspension du droit de vote
Le conseil d'administration est autorisé à suspendre le droit de vote d'un membre utilisateur ou d'un membre travailleur à une assemblée si, pendant les deux exercices financiers précédant cette assemblée; il n'a pas fait affaire avec la Coopérative.

4.4 Suspension ou exclusion des membres
(Référence : articles 57 à 60.2)

Le conseil d'administration peut suspendre ou exclure un membre dans les cas suivants :

1- s'il n'est pas usager des services de la Coopérative;
2- s'il ne respecte pas les règlements de la Coopérative;
3- s'il n'a pas payé ses parts de qualification selon les modalités de paiement prévues au règlement;
4- s'il est dépossédé de ses parts de qualification;
5- s'il n'exécute pas ses engagements envers la Coopérative.

Chapitre 5 : Assemblée des membres
(Référence : articles 63 à 79 de la Loi)

5.1 Assemblée générale ou assemblée spéciale
Toute assemblée générale ou assemblée spéciale est tenue à l'endroit, à la date et à l'heure fixés par le conseil d'administration, sous réserve des articles 77, 78 et 85 de la Loi.

5.2 Avis de convocation
L'avis de convocation doit être affiché dans le siège social de la Coopérative et doit être expédié par la poste à l'adresse des membres indiquée sur la liste des membres de la Coopérative. Les membres peuvent être avisés électroniquement (par courriel) de la tenue de ces assemblées, s'ils le souhaitent.

L'avis de convocation doit être donné pas moins de 30 jours avant l'assemblée.

Les décisions prises à une assemblée générale ou une assemblée spéciale ne peuvent être annulées sous prétexte que des membres n'ont pas reçu ou lu l'avis de convocation.

5.3 Vote
Le vote est pris à main levée à moins qu'il en soit décidé autrement par l'assemblée à la majorité des membres présents.

Afin de pouvoir exercer leur droit de vote, les membres doivent être en règle pendant une période qui n'est pas inférieure à 30 jours avant l'assemblée.

5.4 Quorum
Le quorum pour toute assemblée générale ou spéciale sera du nombre de membres du conseil d'administration fois deux plus un. (Changement adopté à l'AGA du 22 mars 2004)

Chapitre 6 : Conseil d’administration
(Référence : articles 80 à 106.1 et 226.1 de la Loi)

6.1 Admissibilité des membres
Pour être admissible au poste d'administrateur, un membre doit avoir acquitté les versements échus sur ses parts ou tout autre montant exigible.

6.2 Composition
Le conseil se compose de neuf administrateurs.

6.3 Division des membres en groupes
Pour la formation du conseil d'administration, les membres de la Coopérative sont divisés en trois groupes correspondant aux trois catégories de membres visées à l'article 1.1.

Chacun de ces groupes a le droit d'élire le nombre d'administrateurs suivant :

Catégories Nombre d'administrateurs

Membres utilisateurs _________3___________
Membres travailleurs _________3___________
Membres de soutien __________3___________

6.4 Durée du mandat des administrateurs

La durée du mandat des administrateurs est de trois (3) ans.

 

6.4 Vacances au conseil d'administration
Des postes vacants au conseil d'administration peuvent être comblés selon un vote unanime du conseil d'administration. Le c.a. doit informer tous les membres de tout poste comblé au sein du conseil d'administration de cette façon dans un délai de 30 jours.

Si tous les postes d'un groupe de membres (utilisateurs, travailleurs ou de soutien) sont vacants, une assemblée spéciale doit être tenue dans le but d'élire de nouveaux membres.

6.4.1 Absence non justifiée aux séances du conseil d'administration
Si un membre du conseil d'administration s'absente des séances du conseil d'administration à plus de trois occasions au cours d'une année de calendrier sans avoir préalablement avisé le conseil, il (elle) peut se voir exclu(e) du conseil et remplacé(e) par un membre intérimaire.

6.4.2 Mode de rotation des administrateurs
a) Pour les trois (3) premières années de la fondation de la Coopérative, la durée du mandat des administrateurs s'applique comme suit : trois (3) postes seront soumis à élection après la première année; trois (3) postes après la première et la deuxième année; et les trois (3) autres postes après la troisième année.

b) Il y aura tirage au sort pour déterminer les postes qui seront en élection après la première et la deuxième année.

c) Les administrateurs élus par la suite auront un mandat de trois (3) ans.

6.5 Procédure de mise en candidature et d'élection des administrateurs

6.5.1 Le président et le secrétaire de la Coopérative sont président et secrétaire d'élection, à moins d'être eux-mêmes en élection.

6.5.2 L'assemblée nomme deux scrutateurs et, s'il y a lieu, un président et un secrétaire d'élection. En acceptant d'agir en cette qualité, ces personnes acceptent également de ne pas être mises en candidature.

6.5.3 Le président d'élection donne lecture des noms des administrateurs dont le mandat est terminé en indiquant le groupe auquel ils appartiennent. Par la suite, il informe l'assemblée des points suivants :

1. Les administrateurs dont les mandats se terminent sont rééligibles.

2. Les membres de chaque groupe peuvent mettre en candidature autant de candidats qu'ils le désirent.

3. Les mises en candidature des candidats représentant chaque groupe sont closes sur proposition dûment appuyée et non contestée.

4. Le président s'assure de l'acceptation de chaque candidat dès sa mise en candidature. Tout refus élimine automatiquement le candidat.

5. Après cette élimination, s'il y a plus de candidats que de postes vacants, il y a élection. Si le nombre de candidats est égal au nombre de postes vacants, les candidats sont élus par acclamation. Si le nombre de candidats d'un groupe est inférieur au nombre de postes vacants, l'ensemble des membres présents devront mettre en nomination un des candidats provenant du groupe concerné.

6. S'il y a élection, elle se fait par vote secret. Un bulletin est remis à chaque membre du groupe concerné qui y inscrit le nom des candidats de son choix. Le nombre de noms sur le bulletin doit correspondre au nombre de postes vacants dans le groupe concerné.

7. Les scrutateurs comptent les votes obtenus par chaque candidat et transmettent les résultats au président d'élection.

8. Le président déclare élu pour chaque poste à combler le candidat qui a obtenu le plus de votes, sans toutefois dévoiler le nombre de votes obtenu par chacun des candidats.

9. En cas d'égalité des votes pour le dernier poste d'un groupe, le scrutin est repris entre les candidats égaux seulement.

10. Si, après un deuxième scrutin, il y a à nouveau égalité, l'administrateur est choisi par tirage au sort.

11. Il y a recomptage si au moins le tiers des membres présents du groupe concerné le demandent. Dans ce cas, les candidats concernés assistent au recomptage.

12. Les bulletins de vote sont détruits par le secrétaire d'élection immédiatement après la tenue du scrutin.

13. Toute décision du président quant à la procédure oblige l'assemblée à moins que cette dernière ne renverse cette décision à la majorité des voix exprimées par les membres présents.

14. Les nominations pour tout poste au conseil d'administration doivent être soumises au moins sept (7) jours avant l'assemblée.

 

6.6 Réunion du conseil

Le conseil d'administration se réunit aussi souvent que l'exigent les intérêts de la Coopérative.

La convocation est donnée par la poste ou par courrier électronique au moins dix (10) jours avant la date fixée pour la tenue de la réunion.

Pour une réunion d'urgence, le délai de convocation est, par exception, réduit à vingt-quatre (24) heures.

Tous les actes passés ou toutes les résolutions adoptées à toute réunion du conseil sont réputés réguliers et valides, même s'il est découvert par la suite que la nomination d'un administrateur est entachée d'irrégularités ou que l'un ou l'autre des administrateurs n'est plus habile à siéger.

6.7 Pouvoirs et devoirs de conseil d’administration
(Référence : 89 à 91 de la Loi)

Chapitre 7 : Pouvoirs et devoirs des dirigeants de la Coopérative
(Référence : articles 112.1 à 117 de la Loi)

7.1 Président
7.1.2 Il préside les assemblées générales et les réunions du conseil.

7.1.3 Il veille au respect des règlements.

7.1.4 Il surveille l'exécution des décisions prises en assemblée générale et au conseil.

7.1.5 Il représente la Coopérative dans les relations avec l'extérieur.

7.2 Secrétaire
7.2.1 Il est responsable de la rédaction des procès-verbaux des assemblées générales et réunions du conseil.

7.2.2 Il est responsable de la tenue et de la conservation du registre et des archives de la Coopérative.

7.2.3 Il transmet les avis de convocation des assemblées générales et du conseil.

7.2.4 Il est d'office secrétaire du conseil et transmet aux divers organismes ce qui est exigé par la loi.

7.2.5 Il exécute toute tâche inhérente à ses fonctions.

7.3 Trésorier

7.3.1 Il a la garde du portefeuille, des fonds et des livres de comptabilité, ainsi que la responsabilité de la tenue de la comptabilité.

7.3.2 Il présente un rapport mensuel de gestion au conseil.

7.3.3 Il doit soumettre les livres dont il a la garde à la vérification annuelle ainsi qu'aux inspections prévues par la Loi.

7.3.4 Au cours des trois (3) mois qui suivent la fin de chaque exercice, il doit voir à la préparation du rapport annuel prévu à l'article 132 de la Loi, collaborer avec le vérificateur et soumettre le rapport annuel au conseil d'administration pour approbation.

7.4 Directeur général ou gérant
Le conseil d'administration est autorisé à déterminer les pouvoirs et devoirs du directeur général ou gérant.

Chapitre 8 : Modification aux règlements
(Référence : articles 122 à 123)

8.1 Modifications aux règlements
Tout changement ou amendement à ces règlements doit être approuvé par un vote majoritaire des deux-tiers (2/3) des membres présents à l'assemblée générale ou spéciale. L'avis relatif à tout changement ou amendement doit être donné avec l'avis de convocation à l'assemblée. Les changements ou amendements aux règlements doivent entrer en vigueur dès qu'ils sont approuvés.

Chapitre 9 : Activités
(Référence : articles 90, 128 à 134 de la Loi)

9.1 Assurances
Le conseil d'administration doit assurer la Coopérative contre les risques suivant : responsabilité des administrateurs, feu, vol et toute autre protection jugée nécessaire par le conseil d'administration.

9.2 Exercice financier
L'exercice financier commence le 1er janvier de chaque année et se termine le 31 décembre de la même année.

9.3 Entrée en vigueur
Le présent règlement est entré en vigueur le 13 septembre 2006