AGM 2016 and Special Assembly

19h00 - 21h00
Tuesday, May 29 at 19h00 - at 21h00

Coopérative de Solidarité en Environnement la Maison Verte

Notice of meeting : 2016 Annual General Meeting & Special Assembly

The Board of Directors and staff of Coop La Maison Verte cordially invite all members to attend both our 2016 Annual General Meeting and a Special Assembly to be held Tuesday, May 29th 2018 starting at 19h00.

These two meetings will be held in one night (roughly one hour each) to update members on the financial situation of the Cooperative, to seek feedback and to solicit involvement from members. In particular, we are seeking individuals to serve on our board of directors.

Being a board member is an important way to contribute to the vitality of the Coop. While business & finance skills are particularly helpful on a board of directors, any member that is interested in contributing a modest amount of time to the store is welcome to get involved in this way. If you're interested, please don't hesitate to be in touch with Amie to clarify the commitment required (commandes@cooplamaisonverte.com).  Please note that you need to confirm your interest at least one week before the meeting.

The second meeting, has as it's purpose to further update members to the more recent realities of the Cooperative. The landscape has changed greatly over the last 18 years for the Co-op but never more than in the last few years. No less than 3 natural food type stores have opened in close proximity in the past 24 months. The most recent is twice our size and across the street from us. Large food retailers continue to offer increasing selections of organic and natural foods, often offering an online service and home delivery. In addition, companies offering home delivery of organic food boxes continue to sprout up with their own online offerings.

For this reason, we are making this call out to all Co-op members and  friends, past and present, to join us to discuss how we can use the assets we have to continue to fulfill our mission.

Given the difficult financial situation that the Cooperative is experiencing, the board of directors feels that we have little choice but to sell our building or risk losing everything we've built. While we have a few ideas for alternatives, they aren't simple and few offer significant short term respite from increasingly significant cash flow shortages.

Please join us on May 29th 2018 as we explore the different options before us as we seek a renewed and reinvigorated Cooperative la Maison Verte.

Please take a moment to review the two notices below:

Coopérative de Solidarité en Environnement la Maison Verte

Assemblée générale de 2016

le 29 mai 2018 @ 19h00

Ordre du Jour/ Agenda

 

19h00-20h00

  1. Ouverture de l’Assemblée / Accueil / Opening of AGM / Word of Welcome

  2. Nomination; Président(e) et Secrétaire de l’Assemblée / Nomination of Chairperson and Secretary of the AGM

  3. Approbation du procès-verbal de l’AGA  2015, tenu le 7 décembre 2016 / Approval of minutes of 2015 Annual General Meeting held on December 7, 2016

  4. Rapports d’activités / Activities Report

4.1 Rapports d’activités annuel 2016/ Annual Activities Report 2016

4.2 Rapport du comité des ressources humaines/Human Resources Committee report

4.3 Période de questions/ Question Period (5 à 10 minutes)

  1. Rapports financiers/Financial reports

5.1 Rapport financier annuel 2016/ Financial statements 2016

5.2 Période de questions / Question Period (5 à 10 minutes)

  1. Élection du vérificateur pour l’année financière 2017/ Election of auditor for financial year ending 2017

  2. Modification du règlement 5.2 Avis de convocation / Modification of bylaw 5.2 notice of assembly.

  3. Élection des administrateurs / Election of Board members

  4. Levée de l’assemblée / Closing of Assembly

 

Liste des Postes ouvert / List of vacant seats

2 Membre de Soutien

3 Membre Utilisateur

2 Membre Travailleurs

Les membres qui souhaitent poser leurs candidatures pour un poste au sein du Conseil d’administration devraient consulter les règlements de la Coop La Maison Verte. Pour toute information relative aux élections du conseil d'administration et à l'assemblée générale annuelle, veuillez visiter notre site Internet à www.cooplamaisonverte.com ou venez nous voir à la Coop pour consulter les documents en version papier.

N.B. Members interested in running for a position on the Board should read the following excerpts from Coop La Maison Verte’s by-laws. For all other information regarding election to the Coop Board and the Annual General Assembly please check out the Coop web site at www.cooplamaisonverte.com or visit the Coop to consult the in-store copy.

 

Chapitre 5: Assemblée de membres

(Référence: articles 63 à 79 de la loi)

5.1 Assemblée générale ou assemblée spéciale

Tout assemblée générale ou assemblée spéciale est tenue à l’endroit, à la date et à l’heure fixés par le conseil sous réserve des articles 77, 78 et 85 de la loi.

 

5.2 Avis de convocation
L'avis de convocation doit être affiché dans le siège social de la Coopérative et doit être expédié par la poste à l'adresse des membres indiquée sur la liste des membres de la Coopérative. Les membres peuvent être avisés électroniquement (par courriel) de la tenue de ces assemblées, s'ils le souhaitent.

L'avis de convocation doit être donné pas moins de 3015 jours avant l'assemblée.

Les décisions prises à une assemblée générale ou une assemblée spéciale ne peuvent être annulées sous prétexte que des membres n'ont pas reçu ou lu l'avis de convocation.

 

5.3 Vote

Le vote est pris à main levée à moins qu’il en soit décidé autrement par l’assemblée à la majorité des membres présents.

In order to vote members must be in good standing for a period of not less than 30 days before the meeting.

 

5.4 Quorum

Le quorum pour toute assemblée générale ou spéciale sera du nombre de membres du conseil d’administration fois deux plus un. (Changement adopté à l’AGA du 22 mars 2004)

 

Chapitre 6: Conseil d’administration

(Référence: articles 80 à 106.1 et 226.1 de la loi)

6.1 Éligibilité des membres : Pour être éligible au poste d’administrateur, un membre doit avoir acquitté les versements échus de ses parts ou tout autre montant exigible.

6. 5. 14 Les Nominations pour tout siège au Conseil d’administration doivent être soumises au moins 7 jours avant l’assemblée.

 

Coopérative de Solidarité en Environnement la Maison Verte

Assemblée Speciale

Tenue le 29 mai 2018 @ 20h00

Ordre du Jour/ Agenda

 

20h00-21h00

  1. Ouverture de l’assemblée spéciale et objectif de la réunion  / Opening of the special assembly  purpose of meeting

  2. Nomination; Président(e) et Secrétaire de l’assemblée spéciale / Nomination of Chairperson and Secretary of the special assembly

  3. Contexte actuel et discussion / Current context & discussion

  4. Proposition et évaluation des occasions d'affaires / Proposal and evaluation of opportunities

  5. Prochaines étapes / Next steps

  6. Levée de l’assemblée spéciale / Closing of special assembly